...но уместнее подать его как "победителя по итогам года", например...
Уместнее всегда говорить правду. Что касается вопроса, показывать пальцем в данном случае не годится. Кто сможет написать, не откажется, я думаю. Согласен с тем, что письмо лучше от имени администрации отправить. Но составитель и отправитель - не обязательно один и тот же человек.
